Datenschutzerklärung

Stand: 25. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf telefonieagentur.de und bei Anfragen zu unseren Leistungen. Für die eigenständigen Anwendungen Abschluss-Pilot, MarketPilot und Bürgerservice Plus IT gelten die dort bereitgestellten Datenschutzhinweise.

1. Verantwortliche und Kontakt

telefonieagentur.de – Andrea Sippel
Klausgasse 6
37276 Meinhard
Deutschland
E-Mail für Datenschutzanliegen: datenschutz@telefonieagentur.de

2. Bereitstellung und Sicherheit der Website

Unsere Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Aufruf verarbeitet der Hostinganbieter technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, Status der Anfrage sowie Browser- und Betriebssysteminformationen. Diese Verarbeitung ermöglicht die Auslieferung der Website, die Fehlerbehebung und die Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein zuverlässiger und sicherer Betrieb.

STRATO speichert vollständige IP-Adressen nach eigenen Angaben für Sicherheitszwecke höchstens sieben Tage. In regulären Hosting-Statistiken werden IP-Adressen anonymisiert. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von STRATO. Die Übertragung unserer Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS.

3. Kontakt, Angebote und Zusammenarbeit

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur weiteren Kommunikation. Im Formular sind Name bzw. Firma, E-Mail-Adresse und Betreff erforderlich. Der Nachrichtentext ist freiwillig. Ohne die erforderlichen Kontaktangaben können wir eine Formularanfrage nicht bearbeiten.

Bei Anfragen zu einem Vertrag oder einer Zusammenarbeit erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen stützen wir sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Beantwortung. Kontaktinhalte werden nicht mit Besucherstatistiken verknüpft.

Für Anfragen zur freien Mitarbeit verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontakt-, Qualifikations- und Projektdaten zur Prüfung einer möglichen Zusammenarbeit nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bitte senden Sie nur dafür notwendige Unterlagen.

Wir bewahren Anfragen und Unterlagen so lange auf, wie sie für die Bearbeitung und die weitere Zusammenarbeit benötigt werden. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe – etwa die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen – entgegenstehen. Für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen gelten die jeweiligen handels- und steuerrechtlichen Fristen.

Spamschutz für Kontaktformulare

Zum Schutz unserer Kontaktformulare verwenden wir einen lokal in WordPress ausgeführten Honeypot-Spamschutz (WP Armour) und Sperrregeln. Dabei werden ein für normale Besucher nicht auszufüllendes Zusatzfeld sowie Formularangaben wie Nachrichtentext und E-Mail-Adresse auf Spam-Merkmale geprüft. Verdächtige Anfragen können abgewiesen werden. Ein externer CAPTCHA-Dienst wird hierfür nicht eingebunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, automatisierten Missbrauch zu verhindern und die Bearbeitung echter Anfragen zu ermöglichen.

4. Cookies und Ihre Auswahl

Wir setzen Complianz auf unserer eigenen WordPress-Installation ein, um Ihre Cookie-Auswahl abzufragen, zu speichern und zu berücksichtigen. Technisch notwendige Cookies speichern insbesondere den Einwilligungsstatus, die zugelassenen Kategorien und die Version unserer Cookie-Richtlinie. Die Auswahl wird grundsätzlich bis zu 365 Tage gespeichert; danach oder bei wesentlichen Änderungen können wir erneut fragen.

Der notwendige Zugriff auf Ihr Endgerät erfolgt nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung dient der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Optionale Statistik-Cookies und die Besucheranalyse werden nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO aktiviert.

Sie können über „Cookie-Einstellungen“ jederzeit Ihre Auswahl ändern und eine erteilte Einwilligung für die Zukunft widerrufen. Das Ablehnen optionaler Cookies schränkt die Nutzung unserer Website nicht ein. Die Rechtmäßigkeit bereits erfolgter Verarbeitungen bleibt vom Widerruf unberührt. Unterstützte „Do Not Track“- und „Global Privacy Control“-Signale berücksichtigen wir. Details zu den Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

5. Besucherstatistik mit Matomo

Nach Ihrer Zustimmung verwenden wir Matomo Analytics, das auf unserer eigenen WordPress-Installation bei STRATO betrieben wird. Die Besuchsdaten werden nicht an die Matomo-Cloud oder Werbenetzwerke übermittelt. Zweck ist, die Nutzung unserer Website zu verstehen und Inhalte sowie Kontaktwege zu verbessern.

Erfasst werden unter anderem besuchte Seiten, Besuchszeit und -dauer, Seitenwechsel, die Herkunftswebsite als Domain, Browser, Gerätetyp, ungefähre geografische Herkunft sowie wiederkehrende Besuche anhand einer pseudonymen Cookie-Kennung. Wir erfassen außerdem zusammengefasste Ereignisse wie Klicks auf Telefon- und E-Mail-Links oder erfolgreich abgesendete Kontaktformulare. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Nachrichten aus Formularen werden dabei nicht an Matomo übergeben. Es erfolgen keine Bildschirmaufzeichnungen, keine Zuordnung zu Kundenkonten und keine websiteübergreifenden Werbeprofile.

IP-Adressen werden vor der Speicherung gekürzt (bei IPv4 um zwei Bytes); auch die Standortbestimmung nutzt die gekürzte Adresse. Diese Maßnahmen verringern den Personenbezug, machen jedoch nicht jede einzelne Statistikangabe automatisch anonym. Wir verwenden keine persönliche User-ID. Rechtsgrundlage ist Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Matomo kann insbesondere folgende eigene Cookies verwenden: _pk_id.* für eine pseudonyme Besucherkennung (bis zu 13 Monate), _pk_ses.* für die Zuordnung von Aktionen zu einem Besuch (30 Minuten) und _pk_ref.* für die Herkunftszuordnung (bis zu sechs Monate). Die tatsächliche Cookie-Laufzeit ist von den eingestellten Fristen und Ihrer Browserkonfiguration abhängig.

Einzelne Statistik-Rohdaten werden nach 180 Tagen für die automatische Löschung vorgesehen; der Bereinigungslauf findet regelmäßig, spätestens im nächsten vorgesehenen Wochenlauf, statt. Zusammengefasste Berichte ohne Bezug zu einzelnen Besuchern können länger erhalten bleiben. Durch Widerruf über „Cookie-Einstellungen“ wird die weitere Besucheranalyse beendet.

6. Bilder, Videos und externe Links

Die Bilder, Videos und Schriftdateien der Website werden lokal über unsere Website ausgeliefert. Zum Abspielen dieser Videos ist keine Anmeldung bei einem Videodienst erforderlich. Wir verwenden auf den öffentlichen Informationsseiten keine eingebetteten Werbepixel oder Google-Analytics-Analyse. Normale Links auf andere Websites stellen erst beim Anklicken eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter her. Für die anschließende Verarbeitung auf fremden Websites ist deren Betreiber verantwortlich.

Sabrina – freiwilliger KI-Chat

Sabrina ist eine automatisierte digitale Backoffice-Assistenz. Der Chat beantwortet Fragen zu unseren Leistungen, Systemen und Kontaktmöglichkeiten. Er verbindet Sie nicht mit einer menschlichen Mitarbeiterin, nimmt keine verbindlichen Aufträge entgegen und löst keine Rückrufe aus. KI-Antworten können Fehler enthalten. Für persönliche oder verbindliche Auskünfte nutzen Sie bitte Telefon, E-Mail oder das Kontaktformular.

Einwilligung und Datenfluss: Wenn Sie nach dem im Chat angezeigten Verarbeitungshinweis Ihre erste Nachricht absenden, übermitteln wir den eingegebenen Text sowie den für die Antwort benötigten bisherigen Gesprächsverlauf von unserem WordPress-Server an unseren eigenen Assistenten unter use.zortec.de und von dort über OpenRouter an AtlasCloud zur Modellberechnung. Die Serververbindung erfolgt verschlüsselt. Rechtsgrundlage für diese freiwillige Chatverarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Einwilligung bleiben die Website und unsere anderen Kontaktwege nutzbar. Bitte geben Sie keine Passwörter, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten oder vertraulichen Angaben über sich oder Dritte ein.

Eigenes System und Trennung: Der Assistent läuft auf unserem Server bei STRATO; die Modellberechnung wird über OpenRouter und den Anbieter AtlasCloud durchgeführt. Jede Chatsitzung erhält eine zufällige Kennung und einen getrennten Verlauf. Der Website-Assistent kann weder private Gespräche noch WhatsApp-Verläufe lesen und hat keine Werkzeuge zum Lesen von Dateien oder Ausführen von Aktionen. Zur Missbrauchsbegrenzung verwenden wir einen täglich wechselnden, serverseitig aus der IP-Adresse abgeleiteten Prüfwert und Anfragezähler. Der Prüfwert wird nicht an das Sprachmodell übermittelt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an einem sicheren und verfügbaren Dienst.

Speicherung und Widerruf: Das Chatfenster speichert Verlauf und Sitzungskennung ausschließlich im Arbeitsspeicher des geöffneten Fensters; es setzt hierfür keine Cookies und nutzt keinen dauerhaften Browserspeicher. Auf unserem Assistentenserver wird der Verlauf für Rückfragen in einer getrennten Chatdatenbank geführt. Nach 30 Minuten ohne neue Nachricht wird er bei der nächsten minütlichen Bereinigung aus der aktiven Chatdatenbank gelöscht. Über „Chat leeren“ können Sie den dortigen Verlauf unmittelbar löschen und Ihre Einwilligung für weitere Nachrichten widerrufen. Während einer laufenden Antwort steht diese Funktion nach deren Abschluss wieder bereit. Das Neuladen oder Schließen der Seite entfernt den Verlauf im Browser; die serverseitige Frist läuft dann weiter. Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung.

Zur Fehleranalyse entstehen auf unserem Assistentenserver technische Protokolle, die auch kurze Nachrichtenausschnitte enthalten können. Sie werden nach 24 Stunden bei der nächsten minütlichen Bereinigung entfernt. Anfragezähler werden in WordPress bis zu zehn Minuten und auf dem Assistentenserver bis zu einer Stunde vorgehalten; für abgelaufene Sitzungen erfolgt die beschriebene Bereinigung. Die allgemeinen Hostingprotokolle sind in Abschnitt 2 beschrieben.

OpenRouter und AtlasCloud: Zur Antworterstellung verwenden wir das Modell Dots3-Note Preview (free). OpenRouter, Inc. leitet die Anfrage an AtlasCloud (ATLAS CLOUD AI INC., 1540 Broadway, New York, NY 10036, USA) weiter. Unsere technische Routingvorgabe schließt Anbieter aus, die Inhalte für Trainingszwecke verwenden; sie ist keine Zusage einer vollständig protokollfreien Verarbeitung. Bei den Anbietern können insbesondere Nutzungs-, Sicherheits- und Abrechnungsdaten verarbeitet werden. Die Aufbewahrung richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und den Anbieterbedingungen. Das Löschen unseres lokalen Chatverlaufs löscht keine gegebenenfalls bei diesen Anbietern vorhandenen Daten.

Die Verarbeitung kann außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, stattfinden. OpenRouter beschreibt hierfür Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln als Übermittlungsgrundlagen. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesichert. Einzelheiten, Rechte und Kontaktwege finden Sie in den Datenschutzhinweisen von OpenRouter und den Datenschutzhinweisen von AtlasCloud.

Darstellung: Das Profilbild von Sabrina wurde mithilfe von KI bearbeitet und stellt eine digitale Assistenz dar; es ist keine Liveaufnahme einer Mitarbeiterin. Bild und Firmenlogo werden von unserer Website geladen. Die Anzeige „Gelesen · automatisch verarbeitet“ bedeutet, dass die automatische Antwortverarbeitung abgeschlossen ist, nicht dass ein Mensch die Nachricht gelesen hat. Die Antwort erscheint, sobald sie technisch vorliegt; eine künstliche Anzeigeverzögerung wird nicht eingesetzt.

Für Datenschutzanliegen oder einen Widerruf können Sie sich außerdem an datenschutz@telefonieagentur.de wenden. Nennen Sie bitte, soweit möglich, den ungefähren Zeitpunkt Ihres Gesprächs, ohne vertrauliche Inhalte erneut zu senden.

7. Empfänger und Verarbeitung außerhalb der EU

Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, die ihn für den genannten Zweck benötigen, beispielsweise für Hosting, technische Betreuung und die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Soweit Dienstleister in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sind die Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung zu beachten. Eine Weitergabe erfolgt außerdem, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder sie zur Durchsetzung berechtigter Ansprüche erforderlich ist.

Die hier beschriebene Matomo-Statistik wird auf unserem Hosting gespeichert; es findet dafür keine Übermittlung an einen externen Analytics-Cloudanbieter statt. Die Verarbeitung durch OpenRouter und AtlasCloud beim freiwilligen KI-Chat, einschließlich möglicher Übermittlungen außerhalb des EWR, ist in Abschnitt 6 beschrieben.

8. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Widerspruch: Wenn wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für unseren Sitz ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

Wir treffen auf dieser Website keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung für Sie.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite verfügbar.